Mon lieu de travail, où je suis employé en tant qu'administrateur système, est effectivement fermé depuis plus de huit mois maintenant. Bien que l'accès soit autorisé, il doit être approuvé à l'avance par la direction et les voyages dans certains États entraînent une quarantaine obligatoire de deux semaines depuis le bureau.
C'est étrange de visiter l'espace de bureau sombre et de voir les cabines vides et les salles de réunion, qui grouillaient autrefois d'activité humaine. Cela semble être la nouvelle norme, mais à la suite d'une annonce potentielle d'un vaccin contre le coronavirus, les entreprises devraient commencer à réfléchir à la manière d'ouvrir la voie à un retour progressif au travail après la pandémie.
J'ai parlé du concept avec Craig Williams, CIO de Ciena, un fournisseur de solutions réseau ; John Beattie, consultant principal chez Sungard AS, un fournisseur de services de production et de récupération informatique ; et Vikas Sethi, directeur de pratique chez TCS, un fournisseur de logiciels et de solutions numériques.
Scott Matteson : Comment les entreprises doivent-elles procéder pour repeupler le lieu de travail en toute sécurité ?
Craig Williams : Pour maximiser la sécurité lors du retour au bureau, les entreprises devraient échelonner les équipes qui reviennent en priorisant qui bénéficierait le plus d'être au bureau. Il est probable que les premiers employés qui retournent au bureau seront les rôles qui nécessitent une communication plus transparente et accessible avec leurs clients ou leurs produits. Le retour exigera également que les dirigeants écoutent la main-d'œuvre pour comprendre ce avec quoi ils se sentent à l'aise afin que les organisations puissent aider à faciliter une transition en douceur et en toute sécurité. De nombreux employés jonglent maintenant avec d'autres priorités, comme s'occuper des membres âgés de la famille ou des enfants. Ceux-ci devront être pris en compte lors de la cartographie du retour du bureau et [déterminer] qui reçoit la priorité.
John Beattie : Effectuez un nettoyage en profondeur des espaces de travail et des équipements de test qui peuvent être inactifs depuis un certain temps, tels que les imprimantes, les générateurs électriques, les scanners de badges, etc.
De plus, de nombreux employés auront des inquiétudes quant au retour au travail, les chefs d'entreprise doivent donc envisager de mettre en œuvre des politiques qui aideront à minimiser l'exposition des employés et à apaiser leurs inquiétudes.
Quelques actions à effectuer :
- Envisagez une distanciation sociale à court et à long terme et une réduction de la densité au bureau.
- Mettre en place des limitations sur les espaces communs et les équipements non essentiels, tels que les salles de pause ou les centres de fitness au bureau.
- Établissez des directives pour l'utilisation des salles de conférence et réduisez le nombre de chaises pour maintenir des distances de sécurité entre les employés.
- Favorisez l'utilisation des réunions virtuelles même après le retour des employés au bureau.
- Envisagez d'étendre le travail à distance pour tous les employés qui peuvent effectuer leur travail à distance et de séquencer le retour des employés.
Dans l'ensemble, en péchant par excès de prudence et en planifiant à l'avance, les entreprises peuvent repeupler le lieu de travail en toute sécurité avec un minimum de perturbations pour les activités.
Scott Matteson : Quel type de hiérarchie impliquant la catégorisation des employés (par exemple, qui est le plus nécessaire sur site plutôt qu'à l'extérieur) devrait s'appliquer ?
John Beattie: L'urgence devrait être d'abord pour les travailleurs qui doivent être sur le lieu de travail pour effectuer leur travail à l'appui du travail effectué par les personnes qui travaillent à distance. Par exemple, la salle du courrier devrait rouvrir tôt; la réception, pas tellement. Et, il est crucial que les gens se sentent à l'aise à leur retour, il est donc important d'intervenir progressivement de haut en bas, la direction revenant dans la première vague. La gestion des cycles économiques est également un facteur, alors ne ramenez pas les comptables au milieu d'une clôture financière trimestrielle, par exemple. De plus, envisagez d'étendre le travail à distance pour le personnel du service d'assistance informatique afin d'éviter que d'autres membres du personnel ne les confrontent à des problèmes informatiques en face à face à leur bureau.
Vikas Sethi : Comme le virus lui-même, il existe des éléments de risque fondamentalement nouveaux liés au COVID-19 qui peuvent être catastrophiques pour une entreprise. La pandémie a rendu les approches traditionnelles de la continuité des activités obsolètes du jour au lendemain. Il a redéfini ce qu'est le risque d'entreprise. Pour rouvrir le lieu de travail en toute sécurité, les entreprises doivent atteindre trois objectifs : protéger les employés et les clients, se conformer à l'évolution des réglementations gouvernementales et rendre les opérations plus résilientes malgré les perturbations en cours. Que vous soyez une banque ou un détaillant, les entreprises de tous les secteurs perçoivent le risque d'entreprise de manière plus large. Cela inclut désormais la sécurité au travail, la prévision des risques, la conformité réglementaire et gouvernementale, les opérations commerciales, la chaîne d'approvisionnement, les stocks, les finances et même certains aspects de l'expérience client. En devenant plus résilients, ils seront en meilleure forme pour faire face à la prochaine catastrophe imprévue, quelle qu'elle soit.
Scott Matteson : Quels sont les garde-fous/pièges impliqués ?
John Beattie : La plus grande préoccupation est la possibilité d'une épidémie de la deuxième vague de COVID-19. Pendant une période raisonnable, environ un mois environ, il est essentiel de faire ce qui est possible pour maintenir la distance sociale sur le lieu de travail et minimiser la circulation dans les espaces communs, tels que les salles de repos. Cela pourrait se faire en fermant les salles de conférence ou en supprimant la moitié des chaises de chacune.
Vikas Sethi : Pour rouvrir le lieu de travail, il est primordial que les entreprises utilisent des données concrètes pour déterminer quels employés peuvent entrer en toute sécurité au bureau et lesquels doivent travailler à distance pour la santé et la sécurité des autres. Cela oblige les entreprises à surveiller en permanence le niveau de risque d'infection sur le lieu de travail et à prendre des mesures immédiates. Pour imposer la distanciation sociale, l'analyse de la vidéo et du suivi des contacts peut permettre aux organisations de déterminer un plan d'occupation optimal du lieu de travail ainsi que d'identifier d'autres moyens de se déplacer pour éviter les rassemblements. Si un employé est infecté, les entreprises peuvent effectuer une recherche des contacts à l'aide des données de proximité des appareils de l'Internet des objets (IoT) tels que les appareils mobiles des employés ou les scanners de badges couplés à des analyses de température pour identifier les personnes à risque.
Étant donné que la lutte contre la pandémie est un nouveau territoire pour chaque entreprise, l'un des pièges de la réouverture est de suivre des politiques et des procédures strictes et en constante évolution. Enregistrer la conformité réglementaire et rendre compte aux organismes de surveillance est également un défi, en particulier pour les secteurs qui ne sont pas habitués à tant de réglementations. Avec la quantité de nouvelles variables à affronter, les chefs d'entreprise sont mis au défi d'avoir une vue d'ensemble de la façon dont la pandémie affecte leur entreprise, au-delà des mesures évidentes. Cela oblige les entreprises à évaluer séparément les risques sur chaque site de travail pour comprendre les infections ainsi que leur impact sur l'impact sur la main-d'œuvre et les relations avec les clients. Grâce à l'analyse, les entreprises peuvent exécuter des analyses de simulation pour prévoir les risques et mieux planifier à l'avance.
Scott Matteson : Quel type de hiérarchie impliquant la catégorisation des employés (par exemple, qui est le plus nécessaire sur site plutôt qu'à l'extérieur) devrait s'appliquer ?
Vikas Sethi : Au lieu de dresser une liste des employés qui devraient travailler sur place en fonction de la fonction ou du titre, les entreprises devraient adopter une approche fondée sur les risques pour ces décisions. Cela commence par une compréhension basée sur les données des facteurs qui peuvent rendre leur entreprise plus résiliente. Heureusement, la plupart des entreprises disposent aujourd'hui d'une quantité et d'une variété énormes de sources de données à exploiter pour y parvenir. Les modèles adaptatifs d'atténuation des risques alimentés par l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique et les données ouvertes peuvent leur donner une compréhension granulaire des employés, des services, des installations et même des fournisseurs qui doivent être au bureau pour maintenir la productivité.
Comme d'autres entreprises, COVID-19 a forcé les employés de TCS à travailler à domicile. Nous avons déployé un modèle Secure Borderless Workspaces qui a permis à plus de 443 000 de nos collaborateurs dans 46 pays de travailler à distance en quelques semaines. Lorsque les restrictions de verrouillage se sont assouplies, nous avons déployé une solution d'IA appelée IUX for Workplace Resilience qui permet aux administrateurs du site TCS (responsable de la conformité des risques, responsables des centres de livraison) de surveiller le profil de risque quotidien et la prévision des risques pour plus de 180 000 employés en Inde sur une période continue de sept – , 14 et 21 jours. Sur la base des scores de risque quotidiens, les administrateurs peuvent décider quels employés peuvent être autorisés à retourner au travail en toute sécurité, si nécessaire. Nous déployons actuellement la solution en Amérique du Nord.
D'ici 2025, nous prévoyons que seuls 25 % des employés de TCS travailleront à partir d'un bureau à un moment donné.
Scott Matteson : Quelles considérations informatiques doivent être prises en compte ?
Craig Williams : Personnellement, je pense que nous verrons les organisations investir davantage dans la technologie cette année qu'au cours des cinq ou dix dernières années, et il est crucial qu'elles examinent les avantages que ces technologies apporteront à long terme. Il devrait être évident que les entreprises ont une stratégie de cloud et de collaboration, mais si ce n'est pas le cas, les responsables informatiques doivent agir rapidement pour les mettre en ordre.
Certains des défis informatiques nouveaux et futurs auxquels nous réfléchissons actuellement concernent le développement de produits : comment créer une expérience immersive pour les équipes d'ingénieurs qui travaillaient ensemble dans une salle pour innover ? Nous repensons également la norme du bureau – nous sommes passés de 70 bureaux à environ 7 000 bureaux à domicile du jour au lendemain, nous cherchons donc des moyens de mieux les gérer et les soutenir. De plus, nous travaillons vers une fonction informatique à distance en supprimant toutes les barrières logistiques pour mieux soutenir les employés.
Il est également impératif que les employés voient l'équipe informatique comme facilement accessible et accessible à ce moment-là. Chez Ciena, nous n'avons plus nos Tech Bars auxquels les employés peuvent se rendre, nous sommes donc plus activement engagés dans la sensibilisation et les forums de discussion afin que les employés puissent toujours nous trouver et dialoguer avec nous de manière régulière. Nous avons récemment organisé une réunion générale très suivie à l'échelle de l'entreprise pour simplement ouvrir la discussion sur notre stratégie informatique tout en répondant activement aux questions et en écoutant vraiment ce dont nos employés ont besoin dans une session de questions-réponses ouverte.
John Beattie : Les entreprises ont peut-être assoupli certains contrôles de cybersécurité ou étendu les autorisations des utilisateurs lors du passage rapide au travail à distance à grande échelle. Il est important que les entreprises annulent ces modifications pour renforcer la sécurité lorsque les employés commencent à retourner au bureau. De plus, le service informatique peut s'attendre à une nouvelle vague d'appels au service d'assistance, car les personnes et leur équipement qui ont été expédiés chez eux commencent à retourner au bureau.
Vikas Sethi : Pour rouvrir le lieu de travail en toute sécurité pendant la pandémie, les entreprises doivent continuellement accéder aux risques en capturant des informations à partir de diverses sources de données d'entreprise et d'IoT. Cela se fait plus facilement en utilisant des plates-formes d'analyse de données basées sur des normes ouvertes. La survie de nombreuses entreprises pendant la COVID-19 est une course contre la montre. Cela rend les normes ouvertes vitales car elles accélèrent le déploiement en facilitant une intégration plus rapide avec les systèmes informatiques existants. Avec des baisses de revenus dans tant d'entreprises, le modèle de logiciel en tant que service est également attrayant pour les entreprises qui cherchent à réduire les dépenses en capital lors de la réouverture en toute sécurité du lieu de travail.
Scott Matteson : Que doivent faire les entreprises pour se préparer à la prochaine pandémie ?
Craig Williams: La pandémie de coronavirus ne ressemble à rien de ce que nous avons vu auparavant, et beaucoup d'entre nous ont été confrontés à une période d'essais et d'erreurs intenses lorsqu'il s'agissait de naviguer dans cette nouvelle réalité. Pour s'adapter plus rapidement à l'avenir, les dirigeants doivent avoir l'esprit que cela se reproduira. Les experts prédisent qu'une deuxième vague est imminente et, lorsqu'elle est combinée à la prochaine saison grippale, pourrait être pire que la première. La communauté des affaires doit envisager la longue traîne avec les nouveaux investissements technologiques afin d'être préparée et prête. Pour voir un succès continu, il faut maintenir le même état d'esprit constant et ciblé que nous avons développé jusqu'à présent.
John Beattie : Les organisations qui ont des plans complets en cas de pandémie (pas seulement des plans de pénurie de main-d'œuvre) devraient les réimaginer à la lumière des leçons apprises au cours des derniers mois, et inclure un segment pour gérer une deuxième vague potentielle de l'épidémie, ainsi que orientation pour le retour au travail. Pour les entreprises qui n'ont pas mis en place de plans de lutte contre la pandémie, elles devraient les créer en vue d'une éventuelle deuxième vague.
Vikas Sethi : La pandémie agit comme un catalyseur pour que les entreprises deviennent plus résilientes en investissant dans la transformation numérique. Selon une enquête TCS auprès de grandes entreprises mondiales sur l'impact commercial de COVID-19, les deux tiers des dirigeants ont déclaré qu'ils maintenaient des budgets de transformation numérique pour leurs fonctions commerciales pendant la pandémie. Un quart d'entre eux augmentent en effet leurs budgets de transformation numérique de 33 % en moyenne. Investir dans une plate-forme d'analyse intégrée et un centre de commande d'entreprise qui aide les entreprises à coordonner et à optimiser leur réponse aux événements perturbateurs majeurs et à relever les principaux défis de sécurité et opérationnels est le besoin de l'heure. Cela les rendra mieux préparés à la prochaine pandémie ou à toute autre perturbation imprévue.